×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Другое - Как кладовщику посчитать оставшийся материал на складе

Как кладовщику посчитать оставшийся материал на складе

Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы


Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей. Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  1. вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  2. готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.
  3. нет очередей на складе;

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях.

Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

  1. в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
  2. также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

  • Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
  • При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
  • Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией. Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

  1. Кода точки.
  2. Название места.
  3. Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

  1. Сорт (или про другую подобную характеристику).
  2. Комментарий.
  3. Название.
  4. Единица измерения.
  5. Размеры.

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход». Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара».

По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт. Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций. Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

  • Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
  • Проведите первичное детальное заполнение справочников.
  • Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
  • Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
  • Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
  • Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
  • Определить структуру.
  • Научите работников работать с ПО.
  • Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

  1. Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
  2. Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
  3. Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада.

В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник. В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла.

Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную. Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа.

После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную. При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

  1. Количество.
  2. Наименование.
  3. Цена.
  4. Ед.изм.
  5. Его артикул.
  6. Стоимость.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист.

Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel. А В С D Поставщики Наименьшее Код Юридический адрес Комментарий ООО «Москва» 12-01 ООО «Лето-3» 12-02 ЗАО «Утро» 12-03 Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

  1. Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.
  2. Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

  1. Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
  2. Остатки.
  3. Цена.
  4. Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса. На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

  1. Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
  2. Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т.д.
  3. Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
  4. В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
  5. Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
  6. Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
  7. Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т.п.

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel. Этот вариант является самым популярным среди пользователей.

Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS. По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice.

Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX. Открывается приложение в течение нескольких секунд.

Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями. PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker. Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

  1. Приход и расход товаров на разных листах.
  2. Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.
  3. Отображаются скидки.
  4. Перспектива вести клиентскую базу.
  5. Возможность вести финансовую отчетность.
  6. Поиск в базе настраиваемый.
  7. История отгрузки и поступление доступна ламеру.
  8. Возможно создать автонаценки.
  9. Формируется прайс.
  10. Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
  11. Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение. Таблица — Сравнение “Склад Excel” и “Склад производства” Название Ключевые характеристики Стоимость в рублях Склад Excel

  1. формирование заявок для поставщиков;
  2. создание справочников;
  3. изменение накладных;
  4. аналитика;
  5. прием заявок
  6. печать накладных;
  7. доставка;
  8. Позволяет входить с различным уровнем доступа;
  9. печать прайса;
  10. оприходование.

Семь-восемь тысяч рублей Склад производcтва

  1. аналитика;
  1. контроль расходов.

  2. оприходование сырье;
  3. создание отчета по расходу сырья;
  4. аналитика поступления;
  5. создается таблица отгрузки товаров;

8 500 рублей Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

  1. Потенциал ведения нескольких таблиц.
  2. Бесконечная настройка под себя.
  3. Простота в ведении.
  4. Готовые шаблоны.
  5. Не требуется интернет.
  6. Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.
  7. Относительная дешевизна.
  8. Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.

Схема подключения Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

  1. Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
  2. Невыполнимо удаленное ведение.
  3. Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
  4. При проведении инвентаризации возникают трудности.
  5. Присутствует возможность потери данных.
  6. Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
  7. Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
  8. Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила.

Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия.

Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта. Количество показов: 77406

Учет складских операций: документы, требования, ответственность.

1С: Склад

Учет и совершенствование складских операций – залог качественной работы любого современного предприятия.

Именно то, как налажена работа склада, определяет, насколько рационально компания работает, как эффективно используются производственные ресурсы.

Отладка, улучшение системы, автоматизированный бухгалтерский учет складских операций позволяют добиться лучшей рентабельности и производительности, а готовый продукт становится качественнее.Главное предназначение склада в любой компании – это хранение производственных материальных запасов – МПЗ. Склад – площадка для различных работ: здесь материалы готовятся к использованию в рамках производственного процесса, направляются потребителям. Современная, результативная организация и технология складских операций при применении новейших методологий, программного обеспечения позволяет свести к минимуму потери материала как в период хранения, так и при применении в работе.

Это, в свою очередь, влияет на себестоимость товара. А вот безалаберное оформление складских операций создает условия, в которых не избежать хищений.

Руководитель компании, как бы он ни был уверен в каждом из сотрудников, должен осознавать, что всегда есть вероятность недобросовестного поведения работника, спровоцированного как его личными качествами, так и давлением извне.Неотъемлемая часть системы склада – это специалист по складским операциям. От его квалифицированности, внимательности, образованности зависит, будет ли склад «точным, как часы», или же регулярно будут преследовать проблемы.

Подбирая персонал для склада, мало удостовериться, что кандидат владеет «1С: Склад». Нужно узнать, насколько хорошо он разбирается в логистике и понимает ли логику организации зон хранения.В зависимости от предназначения, выделяют несколько групп складов. Классическая система классификации:

  1. материальные;
  2. внутрипроизводственные.

Вторая группа подразделяется на склады:

  1. внутри цехов.
  2. между цехов;

Материальные, как следует из наименования, нужны, чтобы хранить материальные запасы предприятия.

Здесь находится все, что требуется фирме для рабочего процесса без перерывов.

Настраивают работы материального склада, ведут основные складские операции таким образом, чтобы производственный процесс всегда был обеспечен материалами с запасом. Четкость складской логистики определяет успешность компании, производственных линий, способность предприятия справляться с заказами, а начальников цехов – с заданиями.Внутрипроизводственные – это такие виды складов, существующие внутри цехов и между ними, которые необходимы для МПЗ.

Здесь же расположены межоперационные запасы, необходимые, чтобы рабочие места обслуживались четко и своевременно. Ведение учета складских операций происходит при подстройке под сменность, введенную на производстве. То есть каждый новый график, каждая очередная смена работников должны иметь все сырье, нужное для нормального функционирования.Дополнительно складской учет позволяет выделить универсальные и специализированные места для хранения МПЗ.Универсальные разрабатывают так, чтобы можно было без проблем хранить достаточно долго разнообразные ценности, поступающие в фирму.

То есть каждый новый график, каждая очередная смена работников должны иметь все сырье, нужное для нормального функционирования.Дополнительно складской учет позволяет выделить универсальные и специализированные места для хранения МПЗ.Универсальные разрабатывают так, чтобы можно было без проблем хранить достаточно долго разнообразные ценности, поступающие в фирму.

Обычно так организовывают центральные склады. Хранимые тут запасы предназначены для хозяйствования и производства.К специализированным относятся такие, где пребывают только лишь конкретные разновидности ценностей.

Это может быть металл или краски, лаки или деревянные, электрические изделия, замороженные продукты и так далее.Эффективное ведение учета складских операций возможно только тогда, когда подлежащие учету ценности хранятся в логичной, систематизированной системе. Это означает, что должно быть четко оформленное пространство, а операторы склада располагают и умеют пользоваться весами, другими измерительными приборами. Они на месте оценивают качественные параметры поступающего товара и контролируют его сохранность, измеряют объемы отпущенных позиций и выявляют нестыковки, если таковые имеются, а также определяют причину произошедшего.Объемы поступивших материалов учитываются, исходя из принятой в компании единицы учета.

Для контроля позиции обмеряют, взвешивают, считают, сколько штук поступило. В некоторых случаях применяют так называемый теоретический подсчет.Для чего нужна программа «1С: Склад»? Зачем вообще вести учет МПЗ, находящихся в распоряжении предприятия?

Такой вопрос может возникнуть у руководителей, безоговорочно верящих в честность своих сотрудников. Тем не менее, как бы управленцы ни были уверены в персонале, учет – обязательная часть любого склада, никуда от этого не деться.Учет складских операций преследует задачу обеспечения сохранности поступивших на предприятие ценностей.

Данные, аккумулированные в учетной системе, позволяют определить, есть ли в компании неходовые позиции, присутствует ли избыточность материалов.

Из работы учетной системы ясно, насколько велика оборачиваемость не только в общем, но и касательно конкретной разновидности материала. Наконец, в любой момент база данных ответ на вопрос: «Как много осталось позиций на складе?»Одна из самых важных операций на складе – это приемка товара. Автоматизированная программа для учета склада обычно настроена на количественный учет, но кроме него, должен проводиться еще и качественный.Оператор, ответственный за прием позиций, сверяет количество поступивших позиций и контролирует качество каждой из них.

При этом сначала нужно уточнить соответствие по объему, только потом – по качеству.

На некоторых складах приемка ложится на кладовщика, ответственного за склад, заведующего, на некоторых ответственность разделяется между заведующим и техническим персоналом.Если на склад принимают материалы, принадлежащие к особенным категориям – так называемое ответственное назначение, для приемки назначают комиссию. Аналогична процедура приема ценных позиций.

Программа для учета склада должна содержать полную номенклатуру в базе данных в соответствии с утвержденным на мероприятии приказом. Таким же приказом вводят приемную комиссию, назначая состав поименно.

В некоторых компаниях ответственность за издание приказа ложится на главного инженера.Итак, материалы на склад приняты, накладные проверены, позиции пересчитаны, качество каждой из них изучено: прощупано, понюхано, на вкус испробовано. Что дальше? А дальше начинается настоящая магия складского учета – та самая, которая не позволяет появившимся в компании ценностям разбежаться по углам, как это любят делать крысы.Один из главных помощников заведующего склада, а через него – руководителя компании – это документы складских операций.

В них отражается, какие материалы поступили на склад, какие ушли, что было израсходовано и на кого списано.

Такой учет должен быть оперативным, отражать текущее положение дел, учитывать всех ответственных работников и то, как они ведут дела. Ценностям присваивают номенклатурные номера, далее вписывают в карточки учета, указывая количество появившихся в компании позиций, их расход.Карточка используется для хранения всей информации, связанной с ценностью, к которой она приписана.

Заполнение карты доверяют материально ответственному лицу, с которым предварительно заключают договор об ответственности. Для карт заводят специальный реестр, из которого конкретный выдают строго под расписку.Складской учет допускается вести без реестров, но при помощи книг, оформленных в установленном порядке. Впрочем, на практике почти все современные компании перешли на автоматизированный учет.

В этом случае карточка ведется в электронном виде, а доступ есть только у пользователей, обладающих учетными записями в системе.

Программа сохраняет информацию о том, кто внес те или иные изменения в карточку, что служит аналогом росписи в реестре при получении бумажного экземпляра учетного документа.Учет складских операций предполагает ежедневный контроль остатков материальных запасов, находящихся в распоряжении предприятия. Каждый месяц ответственное за склад лицо, анализируя первичную документацию, готовит отчет для руководителя предприятия.

Отчет направляют в бухгалтерию, подкрепляя его документацией, отражающей поступление, убытие ценностей.Отчет должен отражать такие материалы, продукты, количество, состав которых менялись за отчетный период. В начале каждого месяца отдельный отчет составляют, указывая в нем, как велики остатки по различным позициям в распоряжении предприятия.

Первичная документация компании служит основой для фиксации прибытия ценностей, убытия.

На основе этих данных готовят свод и сальдо, отражающие состояние фирмы в конце месяца.

Информация, указанная в отчетности, должна быть аналогична той, которая присутствует в системе складского учета и в карточках позиций.В некоторых случаях учет складских операций ведется общими категориями.

Например, если компания располагает производственной линией, позволяющей ремонтировать машины, то учет всех мелких запасных частей можно посчитать нецелесообразным. В этом случае можно ввести общую категорию – например, «запасные части к фрезеровочным станкам». Это помогает сделать операции обработки данных менее затратными по труду и времени.

Это помогает сделать операции обработки данных менее затратными по труду и времени. Учет осуществляется в суммарном выражении, отдельные наименования ценностей в нем не фигурируют.Некоторые компании на складах располагают медикаментами.

В этом случае учет складских операций настраивают таким образом, чтобы всегда знать общее количество, но не перечислять конкретные наименования.

Специальные карточки нужно заводить только на те медикаменты, которые в своем составе имеют спирт или ядовитые вещества.

Отчетность по медикаментам возлагается на врачей, ветеринаров предприятия.

Они лично составляют списки, которые затем направляют бухгалтерам.Разные склады выполняют разные операции: это определяется спецификой конкретной организации. Соответственно, это определяет виды складских операций, необходимых компании. Наибольшее количество складов в нашей стране сейчас – это торговые, обслуживающие компании розничные или оптовые.

Рассматривая работу оптовых фирм, можно выделить следующие складские операции:

  1. приемка привезенного;
  2. отборка ценностей;
  3. погрузка.
  4. разгрузка машин с товаром;
  5. укомплектование;
  6. перемещение позиций внутри склада;
  7. размещение товара в отведенные для этого секции;

В целом это можно описать термином «логистика».

В нашем случае логистика описывает работы по погрузке и разгрузке ценностей.Характеристика складских операций погрузки и разгрузки зависит от того, с каким грузом нужно работать, какой транспорт обслуживать. Сильное влияние на работу оказывает уровень механизации простейших процессов. Приемка товара по качеству – это один из самых важных моментов из всего комплекса, связанных с поступлением позиций на склад.Как именно контролировать потоки материальных ценностей, решают, анализируя информацию о количестве, качестве позиций на складе.

Практика показывает, что зачастую в системах учета данные некорректные, неполные, что ведет к управленческим ошибкам и потерям для фирмы. Технологические операции, имеющие место при логистике товара, сопряжены с незапланированными переменами числа и качества. Грузы могут быть украдены, испорчены, утеряны, есть понятие «сверхнормативная убыль».

Персонал может ошибиться, неправильно сформировать партии, некорректно отгрузить товар.

Все это приводит к недостачам, пересортице, лишнему объему.Принимая товар, очень важно проводить внимательную оценку поступающего, регулярно сравнивая ценности с заявленным списком.

Поэтому на любые позиции должны оформляться сопроводительные документы, как правило, накладные.

Документирование каждого шага – наиболее эффективный метод получения точных данных о положении на складе.Впрочем, важно не только корректно записать все поступившие в фирму позиции.

Необходимо ввести такую систему учета складских операций, которая позволит поддерживать базу данных актуальной в любой момент времени.

И вот здесь на помощь приходят наиболее современные технологические решения. Это специализированное ПО, разработанное специально для складов. Типичный пример – это продукт компании 1С, так и называемый – «Склад».

Применение такого программного обеспечения позволяет минимизировать ошибки, связанные с утерей информации, а также уменьшить человеческий фактор.Чтобы данные были максимально точными и отражали реальное положение на складе в любой момент, нужно ввести систему контроля движения ценностей, отражающую любые перемещения.

Все шаги – от источника вплоть до потребителя – должны найти свое место во внутренней документации компании. Только такой тотальный контроль может обеспечить высокий уровень надежности данных, используемых для управленческих решений.Принятый от поставщика товар на складе помещается в зону, предназначенную для регулярного хранения. Если грузы поступили в таре или это штучные изделия, их можно складывать в штабеля.

Удобный вариант – установка стеллажей. Впрочем, вечно ценности там лежать не могут, так что рано или поздно приходит время для следующей складской операции – отборки хранимой позиции. Это может производиться либо частью пакета, либо целиком.Рекомендовано по возможности операцию механизировать, но это не всегда возможно, да и не любое предприятие располагает достаточными средствами для приобретения нужных машин.

Выделяют отборку с использованием методик малой механизации и полностью механизированную.Склады бывают механизированными в разной степени, на основании этого выделяют: статистические, высотные динамические.

В первом случае есть стеллажи, вдоль которых перемещается отбирающий ячейки сотрудник. Как правило, он работает вилочным погрузчиком: захватывает нужный грузовой пакет, вынимает его, перемещает на подвижную платформу и доставляет к отборщику.

Если нужен не весь пакет, тогда необходимый объём позиции забирают, а остальное возвращают на стеллаж.А вот высотные динамические – это такие, где работают автоматические подъемники. Именно они направляют грузовые пакеты к отборщику и возвращают в ячейки. Механизмы оснащены вилочными захватами, помогающими забирать нужный предмет.

Если отборщик нуждается только в части содержимого грузового пакета, остатки направляются в ячейку хранения.Завершаются складские операции, связанные с логистикой товара, направлением ценностей покупателю.

Это происходит на площадке, предназначенной для погрузки позиций.

Чтобы склад работал отлаженно, важно проконтролировать два момента:

  1. удобство и эффективность использования площадей;
  2. документирование каждого рабочего шага.

Документирование, как уже было указано ранее, наиболее эффективно при помощи электронных баз данных. Если фирма небольшая, даже не обязательно устанавливать специальное программное обеспечение, можно разработать простейшую базу для учета движения товара самостоятельно.А вот что касается эффективности применения площадей, находящихся в распоряжении компании, то здесь руководствуются требованиями:

  1. каждый квадратный сантиметр должен приносить пользу;
  2. необходимы центральные проходы;
  3. потоки грузов необходимо распределить так, чтобы не было встречных движений.
  4. участки отгрузки оборудуют там, откуда позиции отправляют;
  5. рабочие места должны быть безопасны;
  6. проходы должны быть широкими;
  7. участки для приемки организуются там, куда товар поступает;

Пожалуй, инвентаризация – это такая операция на складе, которая больше всего волнует и линейный персонал, и руководителей.

Она довольно сложная, так как предполагает большой объем работы, а зачастую еще и провоцирует конфликтные ситуации. Избежать их можно, если удастся настроить рабочий процесс безупречно. Впрочем, в реалиях современного бизнеса это очень сложно.Инвентаризация предполагает изучение свободных остатков, их оценку, выявление расположения.

Впрочем, в реалиях современного бизнеса это очень сложно.Инвентаризация предполагает изучение свободных остатков, их оценку, выявление расположения. Выделяют несколько основных этапов мероприятия. Минимизировать вероятность ошибки можно, если к началу инвентаризации полностью избавиться от резервов компании.Инвентаризация имеет следующую последовательность:

  1. формируют пустой резерв;
  2. вносят в резерв все позиции, имеющиеся в свободном остатке;
  3. создают запланированную пустую закупку;
  4. товары в свободном резерве причисляют к пропавшим и вносят в специальный список.
  5. неучтенные ценности включают в планируемую закупку;

Результат такой последовательности дает:

  1. списки пропавших ценностей;
  2. свободный пустой остаток;
  3. положительный резерв, включающий все совпавшие позиции;
  4. планируемую закупку, включающую все, что оказалось вне учета.

По итогам инвентаризации пропавшие ценности, как правило, списывают, положительный резерв превращают в свободные остатки.

Наконец, запланированное к приобретению покупают.Учет складских операций в любой современной компании, желающей прийти к успеху и избежать потерь, должен строиться, исходя из специфики работы фирмы, ее масштабов и особенностей товаров, с которым нужно взаимодействовать.

Важно документировать все рабочие процессы склада, чтобы избежать неприятных, конфликтных ситуаций.Точный и правильный учет складских операций позволяет как сотрудникам, так и руководителям фирмы иметь оперативный доступ к информации о текущем положении дел в компании.

На основании таких данных руководство может принимать правильные управленческие решения.

Удачно настроенная схема учета помогает не только исключить ошибку в контроле за работой фирмы, но и минимизировать потери, сделать работу организации эффективнее, а также устранить вероятность хищений, недобросовестности.

  1. 0
  2. 29.05.2017

Поделиться:

Как организовать складской учет в компании

8149 Содержание страницы Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики.

Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент. Как составить в организации? Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров. Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации.

Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту. Как организовать ? Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную.

Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение. Как организовать ? Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю. Какие необходимо оформлять? Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01.

К ним относятся:

  1. материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
  2. материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.
  3. ценности, готовые к реализации (товары);

К МПЗ не принято относить:

  1. активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
  2. продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:

  1. запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
  2. нужного инвентаря и т.п.
  3. средств индивидуальной защиты для рабочих;
  4. специальной и форменной одежды;
  5. сырья для изготовления продукции;
  6. готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
  7. товаров, подлежащих продаже;

Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.

  • «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.
  • внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
  • материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
  • По месту расположения:
    • централизованные склады;
    • «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.
  • универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
  • По особенностям функционирования:
    • материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
    • внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
  • специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
  • По типу хранящихся на складе активов:
    • универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
    • специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
  • централизованные склады;

ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу. Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

  1. грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
  2. младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.
  3. заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
  4. кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

  • Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.
  • Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
  • Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
  • Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
  • Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
  • Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
  • Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
  • Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.

Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.

Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе.

Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице. № п/п Название документа Какую операцию с МПЗ он отражает 1 Акт по форме МХ-1 При приеме товарно-материальных ценностей на хранение 2 Акт по форме МХ-3 При возврате ранее сданных на хранение активов 3 Складское свидетельство Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства 4 Складская квитанция Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие 5 Доверенность по или М-2а Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия 6 Приходный ордер по Учет МПЗ, поступивших от поставщиков 7 Акт приемки активов по форме М-7 Все сведения об активе, только что поступившем на склад 8 Лимитно-заборная карта по Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства.

9 Накладная-требование по Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями 10 Накладная по Сопровождает отпуск ценностей другим организациям 11 Учетная карточка по Учет материальных ценностей внутри склада 12 Акт приходования по форме М-35 Сопровождает демонтаж основных средств Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:

  1. вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.
  2. учетные реестры документов;
  3. отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);

Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада. Соответствующие денежные санкции регламентируются:

  1. ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
  2. ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
  3. ст. 120 НК РФ;
  4. ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.

ВАЖНО!