×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Бухгалтерский учет - Как правильно вести кассовую книгу если наличные и безналичные

Как правильно вести кассовую книгу если наличные и безналичные

Кассовая книга в 2021 году. Как и кому вести


26 февраляКассовая книга в 2021 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности.

Причем она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г.

и какие данные в ней отражаются.Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения.

Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию.

Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году .

Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена.

Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий.

По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно.

Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены.

Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке.

Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу.

Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.Основные правила работы с кассовой книгой:

  1. 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
  2. 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
  3. 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
  4. 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
  5. 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
  6. 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
  7. 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.
  8. 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
  9. 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

  1. предоплата (например, покупка подарочной карты).
  2. полный расчет за товар;
  3. частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);

Тем не менее все операции являются приходом.

По каждой группе оформляется отдельный ордер.Заполнять поля кассовой книги просто.

Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4.

Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком.

Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

  1. 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
  2. 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.
  3. 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части.

Одна ― основная, вторая ― отрывная.При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем.

Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам.

Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки.

Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года.

По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов.

Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы.

Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы.
При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы.

Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.Контролирующие органы проверяют:

  1. отчетность из фискальной памяти ККТ;
  2. отчеты по авансам и прочее.
  3. документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них);
  4. приказ на лимит остатка по кассе;

Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ.

Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением.

Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.Остались вопросы? окажут консультационные услуги и помогут разобраться во всем!

Как вести бухучет кассовых операций

5882 Содержание страницы Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны.

Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: всегда строго контролируется государством. юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта.

Он содержится в указании Банка РФ. Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы.

Это:

  1. ИП.
  2. фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;

И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу.

Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.). Вопрос: Сколько кассовых книг при совершении кассовых операций должна вести организация, если у обособленного подразделения зарегистрировано пять аппаратов ККТ и оно расположено в другом регионе РФ?

Учет наличности состоит из:

  1. сдачи наличных денег в банк.
  2. хранения наличности;
  3. (ф. КО-4);
  4. учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. , );
  5. установления и соблюдения ;

Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная , в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства. Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности.

В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.

Как оформить по доверенности?

При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс.

рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.). В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г.

Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

  1. по объему поступления наличности в кассу;
  2. по объему выдачи наличности из кассы.

Формулы расчета такие:

  1. L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».
  2. L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;

Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно.

Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности.

Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера. Пример. Организация устанавливает лимит кассы.

За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей.

Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня. 550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы. Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи. Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

  1. выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).
  2. выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса. Как небольшой фирме ? Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.
Приход:

  1. 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
  2. 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
  3. 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.
  4. 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).

Расход:

  1. 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
  2. 75/50 – дивиденды выплачены наличными.
  3. 70/50 – выдана наличными зарплата.
  4. 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
  5. 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
  6. 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).

При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

  • 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций.

    Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).

  • 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы.
    Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е.

    откорректировать выручку и стоимость проданного товара.

  • 50/90-1 – выручка с розницы.
    Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути».
    В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.

1.07.2019 г.

завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло.

Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У. Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка.

Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

, установленные Центральным банком РФ. На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

  1. актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
  2. отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).
  3. журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);

Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

  1. подтверждение оператора и др.
  2. кассовый коррекционный чек;
  3. отчеты об открытии/закрытии смены;
  4. отчет о закрытии фискального накопителя;

Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты.

Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.

  1. Для сферы малого предпринимательства и ИП законодатель предусматривает возможность не устанавливать лимит кассы, а предприниматели могут не вести кассовые документы. Это возможно, если в целях НУ они ведут учет показателей, необходимых в учете НУ – физических или денежных.
  2. Основные документы БУ кассы – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга.
  3. С введением в хозяйственный оборот новых технических средств – онлайн-касс, учет кассы не претерпел существенных изменений, но возможности учета наличности расширились.
  4. Бухучет кассовых операций ведется на счете 50, в корреспонденции со счетами учета прихода и расхода по кассе.

Как правильно заполнить кассовую книгу

бухгалтер, юрист 13 июня 2021 Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.

Содержание Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2021 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм.

Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению.

Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу.

Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер.

Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.

И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее. Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  • В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  • В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
  • Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены.

Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса. Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет.

После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке. Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах.

В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах.

Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью.

Исправления и правки недопустимы. Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии.

Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде.

В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств Ведение кассовой книги в 2021 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.

Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии.

Выглядеть это должно так: На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ.

Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами. Каждый лист делится на две части:

  1. вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
  2. одна остается в книге;

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе.

Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги.

Приход и расход проставляются в разных колонках.

Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.

Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм. В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке

«в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»

. После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер. Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так: Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей , как за нарушение обращения с денежной наличностью.

За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  1. в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  2. в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

Правовые документы

  1. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право.

Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.

Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Нужно ли вести кассовую книгу ИП

22 марта 2021

  1. 16926

Что такое кассовая книга для ИП. Может ли ИП не вести кассовую книгу.

Можно ли ИП не оформлять приходные и расходные кассовые ордера.

Обсудим Для общего понимания области регулирования расчетов денежных средств выделим несколько базовых документов. На момент написания статьи следующие документы регулируют: Безналичные расчеты

«Положение о правилах осуществления перевода денежных средств»

(далее — Положение № 383-П).

Речь идет о расчетах платежными поручениями, аккредитивах, инкассовых поручениях, расчетов чеками, прямом дебетовании (расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств), расчетах в форме перевода электронных денежных средств. Наличные расчеты 1. Применение ККТ —

«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

. Не всем ИП нужно использовать ККТ, об этом подробнее в нашей статье «».

2. Порядок ведения кассовых операций —

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

(далее – Указание № 3210-У). Не всем ИП нужно отражать кассовые операции в кассовой книге, об этом ниже. Кассовые операции — это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации.

С понятием «кассовые операции» тесно связано понятие «кассовая дисциплина». Кассовая дисциплина — это необходимость заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП, составлять кассовые документы: приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО), авансовые отчёты, соблюдать лимит расчётов наличными. Кассовая книга – это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами.

Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой фиксируются приходные и расходные операции с наличными. Кассовая книга, учет денежных средств необходим для контроля над использованием денежных средств. Кассовая книга отражает запись о том, что в определенный период времени определенным документом произошел приход или расход денег, например, сотрудники получили заработную плату или вернули подотчетные суммы.

Ведение кассовой книги систематизирует рабочий процесс, контролирует потоки денежных средств, помогает разобраться, в каком направлении инвестировать, где сэкономить, а куда вообще не стоит тратить деньги. Наличие у ИП кассовой книги – это положительный фактор, без которого бизнес не может быть построен.

Кроме того, кассовая книга унифицированный документ, который имеет стандартную форму, ее может прочитать любой в отличие от зашифрованных личных записей. ИП могут не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные кассовые ордера (). При этом ИП должен осуществлять учет доходов, расходов, физических показателей или иных объектов налогообложения, например:

  1. ИП на ЕНВД ведут учет физических показателей (устарело).
  2. ИП на патентной системе налогообложения ведут книгу учета доходов;
  3. ИП на УСН или ЕХСН может не вести кассовую книгу, так как ведет книгу учета доходов и расходов (, и );
  4. ИП на ОСНО могут не вести кассовую книгу, так как учет ведется на основе Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

Это в теории.

Действительно, если следовать Указаниям, ИП может отказаться пользоваться кассовой книгой.

В этом есть смысл, если предприниматель работает один, у него нет наёмных работников, он не платит зарплату и не выдаёт денежные средства под отчет. Такая ситуация возможна у ИП на ЕНВД без наемных сотрудников.

Выписывать приходные и расходные документы на самого себя лишняя трата времени. Если предприниматель имеет наемных работников, то он уже должен вести учёт (кому, что и по каким основаниям платится). Так же возникает необходимость контролировать работу кассира (если он имеется).

Здесь без учета прихода и расхода наличных денежных средств уже не обойтись. Хотя бы для того, чтобы не произошло факта воровства. В жизни, следует учитывать судебную практику, быть готовым к спорным вопросам.

Например, по мнению налоговых органов, неведение кассовой книги, ПКО И РКО приводит к неоприходованию в кассу денежной наличности, соответственно, к правонарушению, предусмотренному .

Многие суды также согласны с тем, что неотражение в кассовой книге денежной выручки в день ее получения свидетельствует о ее неоприходовании.

Иногда суды закрывают глаза на незначительную задержку (1 — 2 дня) в оприходовании выручки, признают правонарушение малозначительным. Некоторые суды идут дальше, полагая, что даже если записи в кассовой книге не были сделаны либо сделаны с опозданием, то нарушения, именуемого «неоприходование», нет, при условии что на поступившие деньги:

  1. выбит чек ККТ.
  2. выписан приходный кассовый ордер;

Если все же решили не вести кассовую книгу, то составьте приказ о том, что с определенного числа ИП пользуется своим правом не устанавливать лимит кассы (не путать с лимитом наличных расчетов), не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу, указать основание.

Пример может выглядеть так: — Начало ПРИМЕРА приказа. Приказ от 01.06.2014 № 100 об изменениях в правилах ведения кассовых операций. В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

приказываю: 1. С 1 июня 2014 года отменить приказ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе от ДАТА СТАРОГО ПРИКАЗА № НОМЕР СТАРОГО ПРИКАЗА. 2. Начиная с 1 июня 2014 года НАЗВАНИЕ ИП или ООО не устанавливает лимит кассы на основании абзаца 10 пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У, поскольку относится к субъектам малого предпринимательства. 3. С 1 июня 2014 года отменить ведение кассовой книги и оформление кассовых ордеров, так как учет ведется ДАЛЕЕ ПРИМЕР1 — на основе Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя.

Кассовые документы могут оформляться для нужд внутреннего учета или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичным документам.

Конец ПРИМЕРА приказа. — Важно не путать Кассовую книгу, журнал кассира-операциониста (ЖКО) и Книгу учёта доходов и расходов (КУДИР).

ИП, которые применяют ККТ, от ведения журнала кассира-операциониста не освобождены. Журнал кассира-операциониста — это отдельный документ, который не зависит от ведения кассовой книги.

Кассовую книгу обязаны формировать все и в ней отражаются наличные операции (доходы и расходы) предпринимателя. Журнал кассира-операциониста подтверждает движение наличных по ККМ. Если вы применяете ККМ, то обязаны вести этот журнал.

Оформить документы необходимо правильно, иначе ждет ответственность. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа ():

  1. на должностных лиц в размере от 4 (четырех) тысяч до 5 (пяти) тысяч рублей;
  2. на юридических лиц — от 40 (сорока) тысяч до 50 (пятидесяти) тысяч рублей.

Напоминаем, что налоговая считает неоприходование денежной наличности неведением кассовой книги. Итоги Теперь Вы знаете, что индивидуальные предприниматели имеют полное право отказаться от кассовой книги.

Так же узнали, как оформить это решение. Однако, учитывая неопределенность в данном вопросе, мы считаем верным вести кассовую книгу. Процедура несложная, экономически полезная, нетрудоемкая при правильной организации.

, май 2015 (обновляется ежегодно)Анастасия Чижова (Конатова)При использовании материала ссылка обязательна простую и сложную. Но чаще сложную ) Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Как заполнять и вести кассовую книгу?

28.09.2016 Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.

При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88. Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет.

На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф. На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга.

Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам. На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О.

предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  • Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.
  • Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  • Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  • От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  • Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  • Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  • Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  • Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  • Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой.

В конце каждой страницы указывается количество .

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира. Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира.

Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня.

Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц. Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет. Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных.

Один ордер – это одна запись.

Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой.

Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил. При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу.

Сумма при этом не меняется. К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок.

Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  • При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  • В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге. Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф.

При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу. За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  1. для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.
  2. для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ. Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык».

Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах. Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц.

Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью.

Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия. Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться.

В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые. При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги. Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте.

При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное. При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания.

Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце. Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально. Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других.

Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  1. от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  2. от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ. После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации. Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком.

За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер.