×
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
Главная - Трудовое право - Журнала движения трудовых книжек образец цщкв

Журнала движения трудовых книжек образец цщкв

Журнала движения трудовых книжек образец цщкв

Журнал учета трудовых книжек (образец)


→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2021 г. Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  1. на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  2. на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
  3. на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года

› Статья акутальна на: Апрель 2021 г.

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя. В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек.

Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225. Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа. Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным.

Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф: Реквизит Как заполнять Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации.

Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) Колонка № 5 Указывают Ф.И.О. владельца трудовой Графа 6 Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой Колонка 8 Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник Графа 9 Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место Колонка 10 Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение Графа 11 Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа Последние колонки Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г.

№ 225. Мнение эксперта Лебедев Сергей Федорович Юрист-практик с 7-летним опытом.

Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно. Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  2. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  3. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками. Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте.

В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг. Поле для подписи работника может содержать:

  1. подпись получателя трудовой книжки;
  2. реквизиты акта об отказе в росписи.
  3. пустое место, если работник не явился для получения документов;

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст.

5.27 КоАП РФ. Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке.

Этот документ подлежит строгой отчетности.

Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек.

Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП. Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу.

Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание. Книга учета трудовых книжек Мнение эксперта Лебедев Сергей Федорович Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право.

Большой опыт в защите в суде. Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь.

В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

  • Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  • Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки.

Соблюдайте основные принципы:

  • Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  • Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  • Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых.

Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года. В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек.

После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Журнал ведения трудовых образец Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек.

Вести записи в вольной форме не допускается. Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки.

На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения. С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать.

Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки. Журнал имеет тринадцать граф.

Рассмотрим информацию в них.

  1. шестая колонка отводится для серийного номера.
  2. фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  3. 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  4. 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

  1. 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  2. 8 – наименование отдела организации;
  3. 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.
  4. в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  5. 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  6. в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;

Образец как исправить ошибки Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки.

В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве. Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя.

Есть два способа:

  1. Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  2. «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Автор статьи Юрист-практик с 7-летним опытом.

Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде. Отличная статья 0 Помогла статья?

Оцените её

Загрузка. TrudGid.ру © 2018–2021 – Юридическая помощь населению «,»snd»:»»,»res_of»:»∞»,»res_to»:»∞»}]},{«how»:{«iterable»:{«direction»:»top_to_bottom»,»before_after»:»after»,»N»:»16″,»selector»:»p»,»search_all»:»false»}},»ID»:»7278″,»html»:[{«fst»:»»,»snd»:»

Журнал учета трудовых книжек

» » На чтение 5 мин.

Просмотров 7k. Опубликовано 18.01.2021 На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.
При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности. Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора.

На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца.

Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства. Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек.

Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003).

Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки. На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя.

Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП. Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:

  1. Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
  2. Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.
  3. Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.

На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись.

Она включает:

  1. Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
  2. Наименование документа.
  3. Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.
  4. Дата начала ведения записей в журнале.

Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий. Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы.

После журнал передается на хранение и заводится новый.

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  1. Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.
  2. Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  3. Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  4. Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
  5. Факт их получения от нового работника.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф.

Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.

Графы 2 – 4 В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации.

Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами.

Написание тех же месяцев буквами не допустимо. Графа 5 В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки.

Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя. Графа 6 В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер). Графа 7 В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием.
При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием.

Записи в этих двух документах должны совпасть.

Графа 8 В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника.

Графа 9 В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат. Графа 11 Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы.

В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки. Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу.

И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки.

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации. Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  1. Далее вносится достоверная запись.
  2. В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Скачать образец заполнения журнала учета трудовых книжек в формате word вы можете по ссылке ниже.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

5971 Содержание страницы Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя.

Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов.

Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей. Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии. При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  1. оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
  2. составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  1. прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
  2. облачить журнал в жесткий переплет;
  3. пронумеровать по возрастающей;

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  2. столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  3. графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  4. колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  5. столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник ();
  6. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  7. колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  8. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  9. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  10. столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;

ФАЙЛЫ В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте. Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  1. оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.
  2. перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица.

Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  1. на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
  2. полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

бухгалтер, юрист 13 августа 2021 Книга движения трудовых книжек — это рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же первичных документов.

Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами.

Обратите внимание: Минтруд РФ подпготовил изменения в правила ведения журнала. Содержание По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников. Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

  1. при его увольнении.
  2. при приеме работника;

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении.

Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования. Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам. Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.). Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О.

работника. Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года.

Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк.

На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр; Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе.

Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно; Шаг 6.

В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность; Шаг 8.

10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение; Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации.

Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк; Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника.

В нем стоит дата выдачи трудовой; Шаг 11.

В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения. Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой.

Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления. Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет.

Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22.

Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила. Обязательные требования к оформлению:

  1. книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  2. страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  3. заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы.

Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером.

При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.

Материалы по теме Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета.

В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.

Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок. Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек.

Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения. Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение.

Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется.

После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Правовые документы

  1. постановлении от 16.04.2003 № 225

бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Книга учета трудовых книжек

2 ноября 2015 Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке.

Этот документ подлежит строгой отчетности.

Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет. Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — .

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП. Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь.

В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель. Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад.

Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов.

Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса. Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами. 5 – полное ФИО работника. 6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста. 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист. 9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ. 11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк. 12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью. Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

бланк — .

Книга (журнал) учета трудовых книжек

Автор: 29.09.2018 Актуально на 29 сентября 2018 Время для прочтения: 7 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г.

№ 225. Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа. Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным.

Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения. Также см. «». Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф: Реквизит Как заполнять Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации.

Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) Колонка № 5 Указывают Ф.И.О. владельца трудовой Графа 6 Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой Колонка 8 Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник Графа 9 Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место Колонка 10 Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение Графа 11 Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа Последние колонки Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя. При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают.

При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек. Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  2. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
  3. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками. Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Также см. «». Поле для подписи работника может содержать:

  1. реквизиты акта об отказе в росписи.
  2. пустое место, если работник не явился для получения документов;
  3. подпись получателя трудовой книжки;

Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст.